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學習重點 掌握工作分析的兩項主要成果：工作說明書與工作規範書。 以「工作本身」與「任職者條件」區分兩份文件：工作說明書描述工作，工作規範書列出人員資格。 看到「最低資格、知識、技術、能力、人格特質」等用語，應優先聯想到工作規範書。 看到「工作目標、內容、任務、職責、工作關係、環境」等用語，應優先聯想到工作說明書。 依整段敘述的重心判斷，不因出現單一「能力」或「要求」字眼，就忽略文件的整體內容。 核心觀念 一、工作分析：蒐集與分析工作資訊的過程 工作分析（job analysis）是有系統地蒐集、整理及分析工作資訊，以了解一項工作要做什麼、如何執行、負擔哪些責任，以及執行者需要具備哪些條件。它是人力資源規劃與管理的基礎活動，可作為招募、甄選等工作的依據。 企業在招募與甄選之前，應先釐清工作內容與任職條件。因此，可將基本順序理解為：先進行工作分析，再形成工作說明書與工作規範書，作為招募及甄選的依據。 作答時要分清楚「過程」與「成果」：工作分析是研究與分析工作的過程；工作說明書及工作規範書，則是將分析結果具體記載的文件。若問工作分析完成後的兩項主要成果，應選這兩份文件。 二、工作說明書：說明「這份工作是什麼」 工作說明書（job description）是針對特定工作所作的正式書面說明，描述重心在工作本身，包括工作的目標、內容、職務、責任、作業流程與工作條件（環境）。 工作識別：例如職稱，讓人知道這是哪一項工作。 工作目標與內容：說明工作要達成的目的，以及需要執行的任務。 職責：說明這項工作應負擔的責任及職務範圍。 作業流程與工作關係：說明工作如何進行，以及與其他工作之間的聯繫、配合關係。 工作條件與環境：說明執行工作時所處的環境及相關條件。 例如，「辦理顧客服務、處理相關作業、核對資料，並與其他單位聯繫」是在描述工作任務及工作關係，屬於工作說明書的範圍。若敘述重點是工作的目標、內容、責任或環境，也應判斷為工作說明書。 部分教材對工作說明書的列項較廣，可能一併提到執行工作所必備的身體及心智能力。因此，不能認為工作說明書絕對不會出現能力要求；仍須看整段是否以職稱、任務、工作關係、職責與環境等工作資訊為主。 三、工作規範書：說明「什麼樣的人能勝任」 工作規範書（job specification）又可簡稱為「工作規範」，是根據工作分析結果，說明任職者為有效完成特定工作，所應具備的最低資格、知識、技術、能力，以及其他必要特質的書面文件。 這裡的「最低資格」是指勝任工作所需的基本門檻，並非任意列出越高越好的條件。其描述重心在執行工作的人員，回答「員工需要具備什麼條件，才能順利完成工作」。 知識：執行工作所需了解的相關資訊與專業內容。 技術或技能：執行工作所需的操作技巧與熟練程度。 能力：有效完成工作所需的理解、判斷、溝通或其他能力。 其他特質與資格：與工作有關的人格特質及任職資格條件。 例如，「任職者須具備資料處理技能、溝通能力及細心特質」，是在列出人員條件，應歸入工作規範書。題幹即使沒有寫出「最低」兩字，只要重點是成功完成工作所需的技能、能力、特質或資格，或是「規範適合該工作的員工應具備的條件或要求」，仍是在說明工作規範。 四、兩份文件的比較與運用 比較項目工作說明書工作規範書 英文名稱job descriptionjob specification 描述重心工作本身任職者的條件 核心問題要做什麼、如何做、負什麼責任？需要什麼樣的人才能勝任？ 主要內容職稱、目標、任務、職責、流程、工作關係及環境最低資格、知識、技術、能力、人格特質 辨識線索工作內容、職務、責任、工作條件、工作環境員工應具備、任職資格、有效完成工作所需條件 兩份文件彼此配合：先了解工作要完成哪些任務及負擔哪些責任，才能合理界定任職者應具備哪些條件。準備考試時，應同時記住兩者皆來自工作分析，以及兩者描述的重心不同。 常考陷阱 一、把「工作規範」誤解成作業規則 日常語言中的「規範」容易讓人想到操作程序，但在人力資源管理中，工作規範書的重點是人員資格條件。題幹若強調員工應具備哪些知識、技術與能力，不應因為提到「執行工作」，就選作業流程書或作業計畫書。 二、看到「說明」兩字就選工作說明書 「書面說明」只是表達形式，兩份文件都可能以書面呈現。判斷關鍵是說明的對象：說明工作內容、職責與環境，是工作說明書；說明任職者所需的資格與特質，是工作規範書。 三、只抓單一關鍵字，忽略整體描述 技能、能力與資格通常指向工作規範書，但若整段是在介紹特定工作的職稱、任務、與其他工作的關係、職責及環境，即使其中包含身體或心智能力要求，整體仍可判斷為工作說明書。完整內容的重心，比單一字詞更重要。 四、將工作分析與其他管理活動混為一談 工作分析是了解工作及任職條件的過程，本身不是成果文件；工作設計則著重安排工作的任務、內容與執行方式。人力資源計畫或招募計畫，也不能取代記載特定工作任職資格的工作規範書。選項出現工作盤點、工作系統、工作特性或工作需求書等名稱時，都不是本單元的標準文件，仍應回到題幹的定義判斷。 五、把相關工具誤當成工作分析的兩項成果 工作分析資料可以供後續人力資源管理運用，但工作輪值表、績效評估表、策略地圖、組織圖、重置圖、薪資水準及工作評價，都不是本單元所問的兩項主要文件成果。若已知其中一項是工作規範，另一項就是工作說明書。 記憶口訣 「分析出兩書，說明事、規範人。」工作分析產出工作說明書與工作規範書；工作說明書描述工作事務，工作規範書列出人員條件。 「做什麼，看說明；誰能做，看規範。」目標、內容、責任、環境看工作說明書；最低資格、知識、技能、能力、特質看工作規範書。遇到混合敘述，再以整段重心確認。