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學習重點 判斷行文關係以隸屬關係為核心；互不隸屬的機關，即使層級不同，仍以平行函往復。 掌握「主旨、說明、辦法」的功能，依內容需要採一段、二段或三段，不必強湊三段。 正確使用「貴」「本」、查照、見復及檢送等用語，區分直接稱謂與間接稱謂。 將題目資料轉化為明確的宣導、轉知、邀請、提報或復函事項，保留資格、期限、金額及附帶條件。 附件、正副本與正文必須相互一致；依題目設定使用機關名稱及年代，不自行補造事實。 核心觀念 一、函的用途與行文關係 函可用於機關間公文往復，也可用於機關與人民、團體間的申請及答復。函不等於平行文，仍須依發文者與受文者的關係判斷。 警政署致教育部、疾病管制署致觀光局、風景區管理處致各縣市政府，均不能只因組織層級不同就認定為上行文。雙方互不隸屬，應採平行函用語。機關致公司、公協會、基金會，也應依往復事項使用適當的平行語氣。 情形適當稱謂使用重點 直接稱呼受文機關、團體貴部、貴府、貴局、貴校、貴公司、貴會配合受文者身分，不對團體使用「台端」 發文機關自稱本部、本府、本署、本局、本中心以實際發文機關為準 提及第三方全銜、簡銜或該機關、該公司等須指涉清楚，不能把第三方稱為「貴」 提及本機關所屬機關本部所屬○○署、本會海巡署等敘述角度隨發文者調整 例如海洋委員會發函教育部，應從海洋委員會立場敘述所屬海巡署辦理活動，不可照抄海巡署「函報本會核定」的原始敘事，造成主體混淆。歷年題目所用機關名稱，應依當時情境書寫。 二、格式與分段 基本格式包括機關全銜及「函」、受文者、發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件或保密期限、附件、本文、正本、副本及署名等欄位；地址、承辦人與聯絡方式依格式填列。題目未提供的日期、字號、姓名可用「○」標示，不可虛構具體資料。 主旨：扼要表達行文目的、核心事項及期望，不分項。 說明：敘述依據、來文、背景、理由及必要細節。 辦法：列明具體執行事項；需要時可改用「請求事項」等適切段名。 內容簡單可用主旨一段，通常也可採「主旨、說明」二段式，把具體事項列於說明中；不能把「請求事項一定只能寫在辦法」當成硬性規定。分項層次依序為「一、」「（一）」「1.」「（1）」。 公文日期通常採民國紀年；活動名稱中的「2022」「2020」可依原名保留。日期、金額、人數、梯次等宜用阿拉伯數字，不能推論所有國字數字或西元標示一律錯誤。 三、主旨與平行函用語 請求協助可寫：「為推廣○○，請協助宣傳並轉知所屬踴躍參加，請查照。」邀請演出並要求回復，可寫：「為辦理○○活動，敬邀貴校○○隊參與演出，請查照見復。」復函則先交代所復事項與決定，例如：「有關貴公司請本府擔任○○活動指導機關一案，本府同意，請查照。」 用途適當用語判斷關鍵 告知、請求協助請查照、請查照辦理配合實際要求選用 要求答復請查照見復、請惠復正文仍須寫清楚回復期限與內容 附送文件檢送、檢附、附送不使用上行的「檢陳」 請求合作請、敬請、惠請、惠予協助避免命令式的「仰」「飭」 「請核示」「請鑒核」不適合本單元請求平行機關協助的情境。「希」須依文意與行文關係判斷，不能一概認定為平行文禁用語。現代公文採平實文字，毋須刻意在「貴」「查照」前空格挪抬。 四、依任務整理資訊 宣傳活動：交代名稱、目的、時間、地點、對象與資訊取得方式。綠色博覽會的活動期間為111年3月26日至5月8日，每日9時至18時，地點為冬山河生態綠舟；部落旅行則須保留五個部落、十個梯次及活動起訖日等資訊。 轉知參加：受文者負責傳遞訊息，不等於由受文機關親自參賽。青年提案競賽須保留中華民國國民、高中職或大專在學學生、每隊3至6人的資格；農業打工須保留18歲以上及學生或領有畢業證書之應屆畢業生等條件與申請期限。 體驗與交流：海洋體驗營為110年7至8月共6梯次，3天2夜與2天1夜各3梯次，對象包含大專、高中及國中學生；國際青年大使計畫則是鼓勵大學校院師生組團。 資源推廣：旅遊影像與APP宣傳，須同時包含廣為宣傳、轉知會員業者及鼓勵使用；法規資料庫青少年版須扣合法治教育；著作權宣導列車須請學校協助安排並鼓勵教職員參加。 協作任務：展攤邀請要寫明參與展攤；特考案要寫提報相關類科需用名額；瓦斯案須包含派員檢查管線設備及指導正確使用；禽流感案須包含立即擬訂計畫、強化防疫及定期函報控管情形。 五、復函、期限與附件 復函的說明首項可寫「復貴會106年11月30日貝董字第○○○○號函」。已知來文日期、字號應確實引敘；未提供者以「○」標示。正文應直接表明同意事項，不必敘述內部「縣長已簽核」的簽辦過程。 指導機關案應明確同意擔任指導機關，並保留如需行政支援，應於活動20日前申請的條件。演出邀請須寫每日2場、交通住宿膳食費由中心補助，以及文到兩週內復文並提出預算需求。 捐贈案應檢送實施計畫、經費收據及匯款資料，於106年12月15日前函送；補助國中7校、國小15校，每校以250萬元為上限，各校自行招標採購，107年4月30日前驗收結案，並由專案小組輔導考核。每校上限不等於每校實領金額，不可據此把捐贈總額5,000萬元改成5,500萬元。 附件欄須與正文的名稱、份數一致。只有網址時，不可憑空寫「檢附簡章」；若自行彙整宣導資料作為附件，須明確標示。多個受文者可在受文者欄寫「如行文單位」，於正本完整列出；副本依實際知會需要填列，不必湊列。 六、法令與防疫資料的取捨 著作權宣導應提醒學生尊重智慧財產權，避免未經授權而違法以移轉所有權方式散布著作原件或重製物；不必增列不確定的條號，也不可把所有轉售行為一概寫成侵權。 麻疹案應依題設整理第二類傳染病、旅遊疫情第一級「注意」、疫苗接種後兩週及返國後自主健康管理21天等資訊，不另行改寫為現行個別醫療建議。諾羅病毒案應交代受污染食物、飲水及接觸排泄物、嘔吐物等感染途徑，並引導學校參考防治手冊。 菸害防制案須保留題設的未滿20歲供應限制及新型態菸草產品管制重點；公共場所禁菸宣導應表達為依法於全面禁菸場所落實禁菸，避免擴張成所有公共空間均無例外禁止吸菸。 常考陷阱 只看層級：署致部不當然是上行；先查是否隸屬。 硬拆三段：二段式並非格式錯誤，重點是資訊完整、層次清楚。 請求對象錯置：「請轉知學生參加」不能改成「請教育部派員參加」。 只寫期望語：「請見復」不能取代具體的復文期限、預算需求或辦理事項。 擅補條件：未提供的回報頻率、報名截止日、補助金額、法條條號，不可自行填入。 背景喧賓奪主：乾旱水位及完整疫區名單可依行文目的摘要；不可刪掉真正要宣傳的系統、措施或期限。 冒稱已有附件：正文、附件欄及實際附送文件須一致。 記憶口訣 「隸屬定關係，主旨明目的；說明交依據，辦法列實事；見復寫期限，附件要一致。」